Per la nostra azienda che deve gestire un corpo procedurale composto da più di 600 procedure e molte istruzioni operative, il poter disporre di un sistema di gestione di tutto l’iter dalla fase di creazione alla fase di pubblicazione, la soluzione KRC ci ha consentito di velocizzare il processo, di garantire il corretto utilizzo della delega approvativa ai diversi referenti, e di ottenere una coerenza trasversale degli elementi comuni delle procedure. Inoltre, KRC consente di ottenere job description per i diversi ruoli coinvolti nelle attività definite nelle procedure e istruzioni operative.
L'esigenza
L’esigenza si è evidenziata nel bisogno di dotarsi di un sistema di gestione della documentazione procedure e istruzioni operative di salute e sicurezza e ambiente, al fine di:
- ottimizzare e aggiornare le procedure e le istruzioni operative all’evolversi dell’organizzazione e delle norme,
- rendere l’Organizzazione autonoma nell’aggiornamento e creazione delle procedure e delle istruzioni operative,
- rendere disponibili i livelli di autorizzazione delle procedure idonei ad una validazione delle stesse,
- estrapolare dalle procedure e dalle istruzioni operative i dati relativi ai diversi paragrafi per diversi utilizzi.
La Soluzione
- Definizione di un modello dati di Procedura e di Istruzione
- Attività di conversione da Word a modello dati nel quale ogni informazione diventa un dato processabile
- Supporto ai diversi referenti per la modifica/aggiornamento dei contenuti del paragrafo Responsabilità/Attività o l'inserimento di dati mancanti, mettendo a disposizione estrazioni omogenee di dati delle Procedure e Istruzioni
- Attività di formazione in affiancamento ai diversi referenti
- Caricamento della documentazione esistente sia in termini di revisioni che in termini di modelli allegati
- Predisposizione di un cruscotto per attuare la coesione tra le procedure
- Attivazione del processo di Work Flow di Procedure e Istruzioni:
- Definizione del contesto documentale e definizione delle tipologie documenti e responsabili per allineare il WF a quanto contenuto nelle procedure attuali dell'Azienda;
- Nella creazione della nuova procedura la piattaforma genera in automatico il nuovo codice con il suffisso e il numero progressivo;
- Ad ogni step di approvazione, correzione e accettazione vengono inviate le mail di notifiche ai relativi referenti, che saranno consultabili nella Home di ciascun referente.
I Benefici
- Rappresenta, con diverse viste, i capitoli delle Procedure e Istruizoni operative consentendo un analisi sullo stato di coesione, sovrapposizione e aggiornamento dei contenuti.
- Diffonde l'informazione aggiornata consentendone l'utilizzo nell'area delle Risorse Umane per alimentare il processo di formazione e di valutazione delle competenze tecnico specialistiche e manageriali nonchè nella chiarezza organizzativa producendo le Job Description.
- Responsabilizza, attraverso il processo di gestione delle approvazioni, i diversi ruoli secondo livelli di accesso definiti.
- Fornisce una guida sicura sui cambiamenti aziendali, di processo, organizzativi, impiantistici e strutturali rendendo le risorse consapevoli delle proprie attività.
- Armonizza e diffonde il quadro normativo e autorizzativo aggiornato nella gestione di Procedure e Istruzioni, e costruisce un glossario comune.
- Rappresenta il flusso procedurale attraverso una rappresentazione grafica che consente il collegamento, ad ogni fase, della relativa modulistica.