Sistema di Gestione
1. Attività Sensibili
Sulla base delle specificità e del contesto aziendale, definisce il perimetro ex D.Lgs. 231/01 in termini di processi e attività sensibili da considerare a rischio reato 231.
Per ciascuna attività sensibile consente:
- la raccolta strutturata e documentata delle informazioni e dei principi generali di controllo,
- le carenze e raccomandazioni che confluiranno nel piano d'azione
- la valutazione qualitativa dei rischi (PxI) basata su criteri e le metodologie proprie dell'Integrated Risk Management (IRM) a cui il modulo 231 è nativamente integrabile:
- la Probabilità di accadimento tiene conto degli eventi di rischio che possono portare alla commissione del reato e del sistema di controllo interno generale raccordato ai principi generali di controllo 231 tenuto conto degli
- l'Impatto tiene conto degli aspetti economici e sanzionatori, operativi e reputazionali.
Tutte le raccomandazioni sono strutturate in un Piano d'Azione che oltre a coprire gap specifici in ambito 231 può essere abilitato trasversalmente su altre aree tematiche consentendo la razionalizzazione, integrazione ed efficientamento delle attività di remedietion.
Consente la gestione del work flow approvativo dell'assessment da parte dell'OdV o del soggetto incaricato della compliance alla 231 e la generazione di un reporting sulla base delle valutazioni ottenute.
Consente di gestire le campagne di aggiornamento che si attivano dal contesto in quanto possono essere determinate sia da esigenze specifiche dell'OdV, che da aggiornamenti normativi (nuovi reati e/o fattispecie) che da aggiornamenti della struttura aziendale).
2. Sistema dei Protocolli
Partendo da quanto mappato in "Attività sensibili" consente la formalizzazione della parte generale del Modello 231 e delle parti speciali (per processo o per reato). Grazie alle funzionalità della soluzione è possibile costruire documenti dinamici composti sulla base delle caratteristiche del cliente. Gestisce il work flow approvativo dell'OdV o del responsabile della compliance 231 in merito ai contenuti delle sezioni del Modello 231.
3. Gestione OdV
Assicura la tracciatura e il reporting dell’intero processo di vigilanza. Definisce/aggiorna il Piano di Vigilanza, convoca e gestisce riunioni OdV. Supporta l’attività dell’Organismo di Vigilanza e il tracciamento delle azioni suggerite che possono confluire nel piano d'azione generale oppure abilitare un piano d'azione ad hoc per l'OdV e all'occorrenza alimentare le Campagne di aggiornamento.
È consentito l'acceso al modulo da parte dei membri dell’OdV esterni.
Integrazione
Flussi e Aree Integrate
processi di Audit, Obiettivi, Controlli Operativi, Gestione eventi e Non Conformità e Riesame sono gestiti in flussi integrati per i diversi Sistemi di Gestione: Ambiente, Salute e Sicurezza, Qualità, Energia, Privacy, Sicurezza Informazioni, Anticorruzione, Responsabilità Sociale.
Area Risorse Umane
- Gestione Schede Anagrafiche: consente di gestire l'integrazione tra il Database HR aziendale e il Database HR di KRC. Consente di produrre le schede anagrafiche: associa la mansione, le qualifiche e i titoli di legge e aziendali; compone il libretto formativo dal flusso di formazione, la scheda di valutazione dei rischi dal flusso di valutazione del rischio, il protocollo sanitario dal flusso di sorveglianza sanitaria, i DPI per mansione e distribuiti dal flusso dei DPI.
- Organigrammi: consente di produrre l'organigramma Aziendale e di legge.
- Ruoli e Responsabilità: consente di produrre le Job Description per quanto riguarda attività e responsabilità dal flusso di Gestione delle Procedure e delle Istruzioni.
Flusso Norme e Leggi
per la Gestione delle Prescrizioni Legali
Consente di produrre il quadro normativo, la sistematizzazione delle prescrizioni contenute nei provvedimenti e valutare la conformità legislativa individuando modalità di verifica e controllo e responsabili. Genera lo scadenzario normativo con invio delle notifiche di prescrizioni ai responsabili. Nelle schede di rischio e degli aspetti ambientali saranno visualizzate le norme e leggi e le prescrizioni relativi all’elemento di rischio.
Servizio di aggiornamento Norme e Leggi
KEISDATA eroga la fornitura con aggiornamento quindicinale delle norme e leggi caratterizzate per Ambito, Tematica, Sottotematica, Argomento ed Elemento di rischio con relativo upload del documento legislativo. Genera lo scadenzario normativo con invio delle notifiche ai responsabili.
Flusso Gestione autorizzazioni
Consente di gestire l'autorizzazione dall'individuazione, all'assegnazione di responsabilità. Crea il quadro autorizzativo, consente di gestire le relative attività e crea il registro delle autorizzazioni. Genera lo scadenzario con segnalazione di preavviso e registrazione dell'avvenuto assolvimento con upload della documentazione.