La soluzione KRC è stata da noi scelta per attivare un processo consistente e distribuito e delegato nella gestione dei quasi eventi e non conformità per le tematiche HSE e Qualità. L'utilizzo di krc ci ha consentito di creare un ambiente collaborativo e strutturato nella gestione della compliance, come richiesto dai sistemi di certificazione. Anche l'attività di Audit è gestita da KRC che consente un'ottimizzazione delle fasi di processo e la gestione puntuale dei rilievi, in una logica integrata col processo di gestione degli eventi.
L'esigenza
Dotare il gruppo di una soluzione integrata per la gestione completa di Eventi e Non Conformità e la programmazione ed effettuazione degli Audit, tenendo in considerazione la necessaria flessibilità richiesta dalla dislocazione geografica delle singole Legal Entity, nell’ambito di una soluzione unitaria e coerente, della quale il management del Corporate mantenga il controllo completo.
La Soluzione
La soluzione è stata sviluppata a partire dai flussi standard Investigazione Eventi Quasi-Eventi, Gestione NC ed Audit, disponibili in KRC® nell’ambito dei flussi integrati, realizzati per ingegnerizzare la ISO 31000:2018.
Il primo implementa l'intero ciclo di gestione integrata eventi e near miss in differenti ambiti (Qualità, HSE ecc.): dalla segnalazione e validazione, l'upload della documentazione, la gestione del trattamento immediato, la classificazione delle NC, l'analisi cause alla radice, la pianificazione e gestione AC, fino alla chiusura ed al consuntivo.
Il secondo permette la gestione del processo di audit: dalla definizione del programma annuale degli audit nei diversi ambiti, alla generazione dei singoli piani per la definizione dell’agenda delle attività e i punti della norma che verranno indagati, alla rilevazione delle evidenze oggettive, per giungere alla redazione del report delle risultanze e all’elenco delle NC/OSS e relative AC, la cui gestione confluisce nel flusso precedente.
Oltre alle personalizzazioni basate sugli specifici requisiti, l’architettura della soluzione è stata realizzata sfruttando la medesima applicazione SW per differenti istanze KRC®, una per ogni area geografica (Italia, Europa, Nord America ecc.), fra le quali l’istanza master è utilizzata per distribuire alle istanze slave le strutture dati comuni e ricevere da esse i dati frutto di registrazioni ed elaborazioni, allo scopo di produrre report e grafici complessivi. All’interno di ogni istanza la visibilità degli utenti è determinata, oltre che dal profilo, dal sito di appartenenza e può essere estesa a livello di Legal Entity o intera istanza, per le figure di maggiore responsabilità.
I Benefici
- Fornisce una soluzione basata su un modello applicativo univoco, facilmente adattabile ai vari contesti locali
- Consente la definizione del cono di visibilità di ogni utente in modo estremamente flessibile
- Ogni istanza è rilasciata con tutte le strutture dati di contesto precaricate in base all’istanza master, ciò semplifica la fase di startup dell’applicazione, facilita l’attività di inserimento dati da parte degli utenti e rende gli stessi coerenti a livello di gruppo
- Consente la delega agli amministratori locali (Local Admin) delle attività di configurazione a livello di Legal Entity
- Consente la produzione di report aggregabili ad ogni livello (Gruppo, Area Geografica, Legal Entity, Sito) e di operare confronti trasversali fra i dati (es. fra reparti affini di differenti Aree Geografiche)
- Si integra con applicativi e repository aziendali tramite connettori appositamente sviluppati
- Agevola l’apprendimento dell’utilizzo del SW grazie ad una serie di Video Tutorial multilingua appositamente realizzati, disponibili direttamente all’interno della piattaforma
- Contribuisce alla diffusione, all’interno del gruppo, della conoscenza e di best practices sotto il controllo della direzione generale