Sistema di Gestione
1. Definizione Contesto
Acquisizione e definizione delle strutture:
- Sedi
- Impianti, Macchine e Attrezzature
- Categoria e tipologia documenti
Procedura di creazione documenti edificio in automatico per sede.
Viene definito l’albero di impianti/macchine/attrezzature secondo la struttura definita in funzione di categorie e sottocategorie. Nella scheda asset vengono inserite le caratteristiche tecniche (matricole, potenza, modello etc.), la documentazione tecnica, le modifiche intervenute, le certificazioni, lo stato. E’ possibile inserire una planimetria della localizzazione di impianti/macchine/attrezzature.
2. Gestione Documenti
- Edifici: Gestione di tutta la documentazione di contratti, caratteristiche immobiliari, elaborati grafici, pratiche edilizie e imposte e tributi.
- Impianti: Gestione di tutta la documentazione delle scariche atmosferiche, protezione antincendio attiva, prevenzione incendi e degli impianti idrici, termici, elettrici, di climatizzazione etc.
- Sicurezza: Gestione di tutta la documentazione di contratti, caratteristiche immobiliari, elaborati grafici, impianti di evacuazione, impianti idrici, pratiche edilizie, prevenzione incendi e scariche atmosferiche.
- Ambiente: Gestione di tutta la documentazione di caratteristiche immobiliari e pratiche edilizie.
- Utilities: Gestione di tutta la documentazione di contratti per la fornitura di energia elettrica, gas e acqua.
Viene definita per ciascuna sede e fabbricato la tipologia di caratteristiche di uso, autorizzazioni, documentazione. E’ possibile inserire una planimetria della localizzazione di impianti/macchine/attrezzature.
3. Risk Assessment Documentale
Consente la valutazione documentale. Permette di verificare la conformità del documento e il rischio associato.
4. Report quadro generale valutazione documenti
Viene creato un quadro sinottico con le principali informazioni di tutti i documenti per ogni sito; viene associata la conformità e il rischio documentale.
5. Piano Azioni di Adeguamento
Viene creato un piano con le principali informazioni di tutti i documenti con Rischio Documentale “Grave” per ogni sito; viene inserita l’azione, i costi e la data chiusura prevista.
6. Piano Azioni di Miglioramento
Viene creato un piano con le principali informazioni di tutti i documenti con Rischio Documentale “Accettato” o “Problema” per ogni sito; viene inserita l’azione, i costi e la data di chiusura prevista.
7. Gestione Azioni
Definisce un report con tutte le azioni definite e il relativo stato di attuazione.
8. Indicatori e Trend
Cruscotti analitici con indicatori per il controllo e monitoraggio delle sedi, sia dal punto di vista della conformità documentale sia dal punto di vista dei consumi e a supporto alle decisioni.
9. Gestione Check-list
Creazione check list per attività/controlli di manutenzione.
10. Pianificazione ed Esecuzione
Gestione della pianificazione manutenzione macchine periodica. Si definisce il fornitore, il manutentore, la data intervento e l’esito.
11. Capitolato e Fornitori
Consente la definizione dei Capitolati delle tipologie di manutenzione e consente l’interazione con i referenti esterni dei fornitori.
12. Esecuzione Manutenzioni a Guasto
Pianificazione Manutenzione in caso di guasto.
13. Registro Manutenzioni
Report Generale di tutte le manutenzioni per filiale.
14. Home
Accesso ad una pagina di Home contenente tutte le funzionalità a cui l’utente ha diritto. Ovvero si definiscono i relativi livelli di accesso.
Processi di supporto
| Gestione Cambiamenti | Il flusso Gestione Cambiamenti gestisce l’intero processo dalla richiesta di cambiamento, alla pianificazione e gestione delle attività per cambiamento. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi. Vengono gestiti diverse tipologie di documenti sia con upload di documenti esterni, sia come documenti generati dalla Piattaforma. |
| Gestione Qualifica Fornitori | Consente di gestire l'intero ciclo di gestione della vendor list e dei criteri di valutazione fornitori. Abilita la gestione degli audit presso i Fornitori e attraverso un‘area a loro riservata consente l’upload della documentazione sia cogente e sia richiesta dall’Azienda. |
| Gestione Documentazione e Work Flow | Abilita la gestione del ciclo di approvazione e Pubblicazione della documentazione aziendale. Rappresenta i capitoli delle procedure gestionali e operative consentendo un’analisi sullo stato di aggiornamento, da parte di diversi referenti, in funzione del Work Flow approvativo e informativo impostato. Consente la pubblicazione e selezione per aree organizzative e altri parametri. |
Integrazione
Flussi e Aree Integrate
processi di Audit, Obiettivi, Controlli Operativi, Gestione eventi e Non Conformità e Riesame sono gestiti in flussi integrati per i diversi Sistemi di Gestione: Ambiente, Salute e Sicurezza, Qualità, Energia, Privacy, Sicurezza Informazioni, Anticorruzione, Responsabilità Sociale.
Area Risorse Umane
- Gestione Schede Anagrafiche: consente di gestire l'integrazione tra il Database HR aziendale e il Database HR di KRC. Consente di produrre le schede anagrafiche: associa la mansione, le qualifiche e i titoli di legge e aziendali; compone il libretto formativo dal flusso di formazione, la scheda di valutazione dei rischi dal flusso di valutazione del rischio, il protocollo sanitario dal flusso di sorveglianza sanitaria, i DPI per mansione e distribuiti dal flusso dei DPI.
- Organigrammi: consente di produrre l'organigramma Aziendale e di legge.
- Ruoli e Responsabilità: consente di produrre le Job Description per quanto riguarda attività e responsabilità dal flusso di Gestione delle Procedure e delle Istruzioni.
Flusso Norme e Leggi
per la Gestione delle Prescrizioni Legali
Consente di produrre il quadro normativo, la sistematizzazione delle prescrizioni contenute nei provvedimenti e valutare la conformità legislativa individuando modalità di verifica e controllo e responsabili. Genera lo scadenzario normativo con invio delle notifiche di prescrizioni ai responsabili. Nelle schede di rischio e degli aspetti ambientali saranno visualizzate le norme e leggi e le prescrizioni relativi all’elemento di rischio.
Servizio di aggiornamento Norme e Leggi
KEISDATA eroga la fornitura con aggiornamento quindicinale delle norme e leggi caratterizzate per Ambito, Tematica, Sottotematica, Argomento ed Elemento di rischio con relativo upload del documento legislativo. Genera lo scadenzario normativo con invio delle notifiche ai responsabili.
Flusso Gestione autorizzazioni
Consente di gestire l'autorizzazione dall'individuazione, all'assegnazione di responsabilità. Crea il quadro autorizzativo, consente di gestire le relative attività e crea il registro delle autorizzazioni. Genera lo scadenzario con segnalazione di preavviso e registrazione dell'avvenuto assolvimento con upload della documentazione.