Sistema di Gestione
1. Definizione Contesto
Consente la definizione del contesto interno ed esterno in cui l'organizzazione opera, la Vision, la Mission, il codice Etico, i bisogni e le aspettative delle parti interessate. Gestisce la Check-list ISO 9004:2009 della Strategia Aziendale: gestire un’organizzazione per il successo durevole - l'approccio per la gestione della Qualità.
2. Piano Strategico e Obiettivi
Consente di gestire il Piano Strategico e l'intero ciclo di gestione degli obiettivi dalla definizione del programma, all'analisi di fattibilità del singolo obiettivo, all'assegnazione e gestione delle attività con la frequenza e la relativa responsabilità, lo scadenzario con segnalazione di preavviso e allerta, l'upload della documentazione, la chiusura e il consuntivo, è input al processo di valutazione dei rischi e al Riesame. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi.
3. Identificazione e Valutazione Rischi
Consente l’identificazione, analisi e valutazione dei rischi strategici, finanziari e operazionali, la raccolta di azioni di mitigazioni attuali e da implementare, la gestione dei controlli e all’assegnazione delle azioni. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi.
4. Gestione Processi
Consente di costruire la Mappa dei processi e di rappresentarla in diagrammi e in schede di processo attraverso la definizione delle mappe Organizzativa (RACI), Relazionale (input, output), Gestionale (outsourcing, procedure, controlli), Strutturale Impiantistica.
5. Monitoraggio e Misurazione Processi
Consente l’identificazione di indicatori (KPI) di gestire il piano di misurazione, consente l’analisi ed elaborazione con rappresentazioni grafiche dello scostamento rispetto al budget, di rappresentare il quadro generale di valutazione processi con la definizione delle azioni di mitigazione.
6. Approvvigionamento
Consente di gestire l'intero ciclo di gestione della vendor list e dei criteri di valutazione fornitori. Abilita la gestione degli audit presso i Fornitori e attraverso un‘area a loro riservata consente l’upload della documentazione sia cogente e sia richiesta dall’Azienda
7. Comunicazione
Consente la gestione del protocollo e la registrazione delle attività di comunicazione in ingresso e in uscita. Consente la gestione targettizzata del processo di comunicazione e informazione verso le parti interessate sia interne sia esterne.
8. Riesame
Consente di gestire il consuntivo e il preventivo, compilazione del rapporto di riesame.
Processi di supporto
Formazione
Gestisce dall’individuazione e analisi dei bisogni individuali e collettivi, alla verifica dell’efficacia dell’attività svolta tracciando l’iter sul libretto formativo della risorsa.
Gestione Cambiamenti
Il flusso Gestione Cambiamenti gestisce l’intero processo dalla richiesta di cambiamento, alla pianificazione e gestione delle attività per cambiamento. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi. Vengono gestiti diverse tipologie di documenti sia con upload di documenti esterni, sia come documenti generati dalla Piattaforma.
Gestione Check-List
Consente la creazione della check list master per l’utilizzo ad esempio negli audit, nelle schede di manutenzione, nei controlli operativi.
Gestione Procedure e Istruzioni
con Work-Flow approvativo
Abilita la gestione del processo di Pubblicazione delle procedure e dei manuali. Rappresenta, con diverse viste, i capitoli delle procedure gestionali e operative consentendo un’analisi sullo stato di aggiornamento. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi.
Flussi specifici per ciascun Processo
E’ possibile attivare flussi specifici per ciascun processo di business e relativi attributi.
Integrazione
Flussi e Aree Integrate
processi di Audit, Obiettivi, Controlli Operativi, Gestione eventi e Non Conformità e Riesame sono gestiti in flussi integrati per i diversi Sistemi di Gestione: Ambiente, Salute e Sicurezza, Qualità, Energia, Privacy, Sicurezza Informazioni, Anticorruzione, Responsabilità Sociale.
Area Risorse Umane
- Gestione Schede Anagrafiche: consente di gestire l'integrazione tra il Database HR aziendale e il Database HR di KRC. Consente di produrre le schede anagrafiche: associa la mansione, le qualifiche e i titoli di legge e aziendali; compone il libretto formativo dal flusso di formazione, la scheda di valutazione dei rischi dal flusso di valutazione del rischio, il protocollo sanitario dal flusso di sorveglianza sanitaria, i DPI per mansione e distribuiti dal flusso dei DPI.
- Organigrammi: consente di produrre l'organigramma Aziendale e di legge.
- Ruoli e Responsabilità: consente di produrre le Job Description per quanto riguarda attività e responsabilità dal flusso di Gestione delle Procedure e delle Istruzioni.
Flusso Norme e Leggi
per la Gestione delle Prescrizioni Legali
Consente di produrre il quadro normativo, la sistematizzazione delle prescrizioni contenute nei provvedimenti e valutare la conformità legislativa individuando modalità di verifica e controllo e responsabili. Genera lo scadenzario normativo con invio delle notifiche di prescrizioni ai responsabili. Nelle schede di rischio e degli aspetti ambientali saranno visualizzate le norme e leggi e le prescrizioni relativi all’elemento di rischio.
Servizio di aggiornamento Norme e Leggi
KEISDATA eroga la fornitura con aggiornamento quindicinale delle norme e leggi caratterizzate per Ambito, Tematica, Sottotematica, Argomento ed Elemento di rischio con relativo upload del documento legislativo. Genera lo scadenzario normativo con invio delle notifiche ai responsabili.
Flusso Gestione autorizzazioni
Consente di gestire l'autorizzazione dall'individuazione, all'assegnazione di responsabilità. Crea il quadro autorizzativo, consente di gestire le relative attività e crea il registro delle autorizzazioni. Genera lo scadenzario con segnalazione di preavviso e registrazione dell'avvenuto assolvimento con upload della documentazione.