Segnalazione
Il modulo di Whistleblowing di KRC®, semplice e di immediato utilizzo, è sviluppato nel rispetto normativo (Direttiva Europea 2019/1937, Legge 179/2017, Linee guida ANAC) e adottando le massime misure di sicurezza richieste dal Garante per la privacy consentendo la riservatezza e l’anonimato del Segnalante, dei dati e dei documenti in ogni fase del flusso.
Il Segnalante dispone di un modulo indipendente in cui, attraverso un percorso guidato, campi di testo liberi e possibilità di allegare documenti, compila la segnalazione fornendo le informazioni ai canali proposti e selezionati.
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Canale Segnalazione
Il Segnalante, opportunamente informato sui soggetti scelti dall’azienda per le fasi di analisi, può attivare una fase di prevalutazione a cui potrà seguire la fase di istruttoria vera e propria svolta dal canale diretto o dal canale alternativo.
Invio della Segnalazione
Completata la fase di compilazione del modulo con le informazioni ritenute necessarie, il Segnalante procede all’invio della segnalazione, azione che abilita gli automatismi per la massima sicurezza e riservatezza di ogni elemento e componente rilevante – generazione di un codice univoco da utilizzare per le successive azioni del Segnalante.
Il Segnalante può anche decidere di inserire la descrizione della segnalazione tramite un la registrazione ‘al-volo’ di una messaggio audio che viene acquisito direttamente dalla piattaforma diventando parte integrante della segnalazione stessa.
Interazione con il Responsabile della Segnalazione nominato dall’azienda (canale)
Attraverso la chiave univoca in suo possesso il Segnalante accede alla sua segnalazione verificandone lo stato avanzamento rispetto alle azioni messe in campo dal canale selezionato. Tra queste possono essere richiesti alcuni interventi al Segnalante utili ad integrare informazioni o elementi considerati rilevanti per il completamento dell’istruttoria.
Sistema di Gestione
1. Definizione del Contesto
Consente la configurazione aziendale e del contesto di riferimento per un efficace, corretto e profilato funzionamento del modulo di Whistleblowing. In particolare, vengono configurati gli stati della segnalazione, i canali a cui la stessa potrà essere destinata, il set di notifiche e ogni altro campo presentato nel modulo del Segnalante.
2. Valutazione preliminare
Qualora previsto e selezionato dal Segnalante, consente al soggetto o alla funzione dedicata di procedere alla decodifica e alla lettura della segnalazione valutando preliminarmente se proseguire con l’iter dell’istruttoria o chiudere la Segnalazione.
3. Istruttoria
Consente al soggetto o alla funzione dedicata e selezionata dal Segnalante (canale diretto o alternativo) di monitorare lo stato della Segnalazione che viene presentata in un prospetto riepilogativo come un codice criptato. Il Responsabile della segnalazione procede con l’apertura, la decodifica e la lettura della stessa e avvia la fase di istruttoria in cui può richiedere contributi aggiuntivi al Segnalante, può coinvolgere altri soggetti Istruttori oppure completare l’analisi chiudendo l’istruttoria stessa.
Ogni azione viene tracciata e, grazie al sistema di notifiche verso (e da) il codice univoco, il Responsabile della segnalazione può interagire con il modulo del Segnalante in totale sicurezza e riservatezza.
Servizi di consulenza
Attraverso il nostro Partner consulenziale P4i, il cliente può usufruire di ulteriori servizi:
- Attività di natura progettuale: attività una tantum svolte con l’obiettivo di definire un modello di governance in ambito Whistleblowing per l’Organizzazione o il Gruppo. Si suddividono in 4 tipologie:
- Assessment e Gap Analysis preliminare processo AS-IS di gestione delle segnalazioni di Whistleblowing
- Attività di design del Modello di governance in ambito Whistleblowing, comprensive della redazione di tutta la documentazione legale e procedurale connessa (compresa la documentazione in materia di trattamento dati personali, come informative sul trattamento e schemi di Valutazione di Impatto sul trattamento dei dati personali)
- Attività di informazione, formazione e training on the job rivolte al personale, anche relativamente alla Piattaforma KRC
- In caso di Gruppi internazionali, attività di estensione del Modello di governance alle Società del Gruppo, attraverso una valutazione della compatibilità del Modello rispetto alla normativa locale (europea o internazionale) ed un eventuale adeguamento a requisiti diversi o ulteriori. Tale valutazione è svolta da P4i con il supporto del proprio Network di studi legali a copertura di oltre 25 Paesi UE ed Extra UE
- Attività di supporto continuativo ed operativo: messa a disposizione di un team multidisciplinare per il supporto nel processo gestione delle segnalazioni che comprende:
- Il monitoraggio delle segnalazioni pervenute attraverso la piattaforma di gestione
- L’analisi delle richieste e dei profili normativi, organizzativi e tecnologici connessi
- La gestione interna delle richieste ed il coinvolgimento dei differenti stakeholders
- Il supporto nella predisposizione dei riscontri ai soggetti segnalanti
- Il supporto nella gestione di azioni e follow up conseguenti